INTEGRITETSPOLICY
XL-BYGG KARLSTAD
ALLMÄNT
Denna policy avseende integritet och marknadsföring (”Integritetspolicy”) beskriver hur Karlstad Bygghandel AB -
XL BYGG KARLSTAD org. nr 556743-7115,
Rattgatan 1, 653 47 KARLSTAD, info@xlbyggkarlstad.se ("Karlstad Bygghandel AB", ”XL-BYGG”, ”vi”) samlar in,
använder, sprider och lagrar dina personuppgiſter.
Du ska alltid känna dig trygg när du lämnar dina personuppgiſter till oss. Vi vill med denna Integritetspolicy visa hur
vi säkerställer att dina personuppgiſter behandlas i enlighet med gällande dataskyddslagstiſtning. Denna
Integritetspolicy gäller omedelbart för nya kunder och från och med den 25 maj 2018 för befintliga kunder.
PERSONUPPGIFTSANSVARIG
Karlstad Bygghandel AB är personuppgiſtsansvarig för XL-BYGGs behandling av dina personuppgiſter och
ansvarar för at behandlingen sker i enlighet med tillämplig lagstiſtning.
VAD ÄR EN PERSONUPPGIFT?
All information som direkt eller indirekt kan kopplas till en idag levande fysisk person är att anse som
personuppgiſter. Det innebär att t.ex. följande är att anse som personuppgiſter: namn, adresser, telefonnummer,
fotografier. Krypterade uppgiſter och olika slags elektroniska identiteter (t.ex. IP-nummer) är också personuppgiſter
ifall de kan kopplas till fysiska personer.
INSAMLING OCH BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER
Behandling av personuppgiſter är allt som sker med personuppgiſterna. Varje åtgärd som vidtas med
personuppgiſter utgör en behandling, oberoende av om den utförs automatiserat eller ej. Behandling av
personuppgiſter inkluderar all hantering av personuppgiſter, såsom insamling, bearbetning, registrering,
sammanlänkning, spridning och lagring.
HUR SAMLAS UPPGIFTERNA IN?
Vi samlar in uppgiſter i samband med att du blir kund hos oss och själv lämnar uppgiſter till oss. Vi samlar även in
uppgiſter när du i annat fall kommunicerar med oss till exempel för at få viss information eller när du väljer att svara
på ett frågeformulär som vi har skickat ut till dig eller prenumererar på våra nyhetsbrev. Utöver de uppgiſter du själv
lämnar till oss, eller som vi samlar in från dig utifrån dina köp och hur du använder våra tjänster, kan vi också
komma att samla in personuppgiſter från någon annan (s.k. tredje part).
Vi inhämtar uppgiſter från andra källor som privata och offentliga register exempelvis Byggfakta samt andra
samarbetspartners.
Vi samlar in uppgiſter genom att våra websidor använder cookies som samlar in information på och från din
webbläsare. Vi inhämtar också adressuppgiſter från offentliga register för att vara säkra på att vi har rätt
adressuppgiſter till dig. Uppgiſter om kreditvärdighet från kreditvärderingsinstitut, banker eller upplysningsföretag.
VILKA PERSONUPPGIFTER BEHANDLAR VI?
Vi behandlar uppgiſter som exempelvis namn, adress, e-postadress, telefonnummer, personnummer.
Därutöver behandlar vi även annan information som du lämnat vid dina kontakter med oss.
NÄR BEHANDLAR VI DINA PERSONUPPGIFTER OCH VAD ANVÄNDS DE TILL?
För att kunna:
Tillhandahållande av produkter och tjänster inom företagets verksamhet
Annan kommunikation om produkter och tjänster
Utveckling av produkter och tjänster
Direktmarknadsföring
Informationssäkerhet
Eſterlevnad av lagar eller när du på annat sätt har kontakt med XL-BYGG.
Enligt gällande dataskyddsförordning får personuppgiſter bara samlas in för ”särskilda, utryckligt angivna och
berättigande ändamål.
För att vi lagligen ska få behandla dina personuppgiſter krävs det att någon av följande grunder är uppfylld:
1. behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna fullgöra vårt avtal med dig,
2. behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna fullgöra en rättslig förpliktelse som vi har
(dvs om vi har en legal skyldighet at göra något enligt en annan lag),
3. Behandling är nödvändig för berättigande intressen hos oss och att dina intressen av skydd
för dina personuppgiſter inte väger tyngre (intresseavvägning).
4. Specifika fall, eſter att du har lämnat ditt samtycke till just den behandlingen.
För att vi ska kunna tillhandahålla våra produkter och tjänster till dig behöver vi behandla och hantera dina
personuppgiſter.
Nedan följer exempel på för vilka ändamål vi behandlar dina personuppgiſter och med vilken rättslig grund vi gör
detta.
Viss behandling kan kräva den rättsliga grundens samtycke. I sådana fall kommer vi att hämta in ditt samtycke för
just den behandlingen innan sådan behandling påbörjas.
TILLHANDAHÅLLANDE AV PRODUKTER OCH TJÄNSTER
Ändamål
Vi behandlar dina personuppgiſter i den omfattning det behövs för att vi ska kunna identifiera dig som vår kund eller
användare, för att vi ska kunna fullfölja vårt avtal med dig om leverans av produkter och tjänster. Vi behandlar även
dina personuppgiſter för vår administration och fakturering av produkterna/tjänsterna, för
kreditupplysningsändamål, för att hantera klagomål och reklamationer, för att hjälpa dig vid frågor om produkter
och tjänster eller avtal när du kontaktar vår Kundservice samt i övrigt för att tillvarata våra rättigheter och fullgöra
våra skyldigheter enligt vårt avtal med dig.
Rättslig grund: Fullgörande av ingångna avtal
Den ovan beskrivna behandlingen är en förutsätning för att vi ska kunna tillhandahålla produkterna/produkter och
tjänsterna.
Om vi inte kan utföra sådan behandling kan vi inte tillhandahålla produkter och tjänsterna men din
betalningsskyldighet kvarstår under avtalstiden.
FULLGÖRANDE AV RÄTTSLIGA FÖRPLIKTELSER
Ändamål
Vi behandlar personuppgiſter för att kunna fullgöra företagets rätsliga förpliktelser. Det kan vara nödvändig
hantering för att uppfylla företagets rättsliga förpliktelser enligt lagkrav, domslut eller myndighetsbeslut (t ex
bokföringslagen, penningtvättslagen eller reglerna om produktansvar och produktsäkerhet, vilka kan kräva
framtagande av kommunikation och information till allmänheten och kunder om produktlarm och
produktåterkallelser vid exempelvis en defekt eller hälsovådlig vara).
Rättslig grund: Rättslig förpliktelse
Den ovan beskrivna behandlingen krävs enligt lag. Om uppgiſterna inte lämnas kan vår rättsliga skyldighet inte
fullgöras och vi tvingas därför neka dig köpet. Exempel på behandling som kan förekomma för detta ändamål är
lagring av faktureringsunderlag för att uppfylla vår skyldighet enligt bokföringslagen.
ANNAN KOMMUNIKATION OM PRODUKTER OCH TJÄNSTER
Ändamål
Vi behandlar personuppgiſter i samband med annan kommunikation med dig, till exempel för att tillhandahålla dig
serviceinformation och uppdateringar av produkter och tjänster. Vi behandlar även personuppgiſter när vi är i
kontakt med dig i frågor angående våra produkter och tjänster.
Vi behandlar personuppgiſter som vi från tid till annan separat samlar in från dig, exempelvis genom att du väljer att
svara på ett frågeformulär som vi har skickat till dig.
Rättslig grund: Berättigat intresse
Våra berättigande intressen för denna behandling är att hålla dig som kund informerad om våra produkter och
tjänster och dess tillgänglighet. Det behövs även för att utbilda våra medarbetare och för att förbättra vårt arbetssätt
så vi ska kunna erbjuda dig bästa service. För detta ändamål kan vi komma att använda dina Kunduppgiſter som till
exempel ditt namn, kundnummer, e-postadress och telefonnummer.
UTVÄRDERING OCH UTVECKLIG AV PRODUKTER OCH TJÄNSTER
Ändamål
Vi behandlar data för att utvärdera, utveckla, optimera och hantera vår verksamhet i form av våra produkter och
tjänster.
I detta syſte kan vi även komma att sammanställa statistik för analysbehov.
Rättslig grund: Berättigat intresse
Våra berättigande intressen för denna behandling är att optimera och utveckla våra produkter och tjänster. Det kan
gälla framtagande av underlag för att förbättra varu- och logistikflöden, utveckling av sortiment, utveckling av
resurseffektivitet ur ett miljö- och hållbarhets-perspektiv, planering av nyetablering av anläggningar, framtagande av
underlag för att förbätra IT-system i syſte att generellt höja säkerheten för företaget och våra besökare/kunder.
DIREKTMARKNADSFÖRING
Ändamål
Vi behandlar olika typer av data för att kunna marknadsföra våra produkter och tjänster direkt till dig.
För dessa ändamål kan vi kommunicera med dig genom till exempel brev, sms, mms, telefon, e-post och via vår
webb.
Vi kan även komma att sammanställa statistik för analysbehov.
Rättslig grund: Berättigat intresse
Våra berättigande intressen för denna behandling är att marknadsföra våra befintliga eller nya produkter och
tjänster.
För detta ändamål kan vi komma att använda Kunduppgiſter som till exempel namn, adress, telefonnummer.
INFORMATIONSSÄKERHET
Ändamål
Vi behandlar data i syſte att tillgodose säkerhet för alla våra produkter och tjänster, för att upptäcka eller förhindra
olika typer av olaglig användning eller användning som på annat sätt strider mot villkoren i avtal och liknande.
Rättslig grund: Fullgörande av avtal (Kunduppgiſter)
Den ovan beskrivna behandlingen är en förutsättning för att vi ska kunna tillhandahålla produkter och tjänster.
Om vi inte kan utföra sådan behandling kan vi inte tillhandahålla produkter och tjänster men din
betalningsskyldighet kvarstår under avtalstiden.
EFTERLEVNAD AV LAGAR
Ändamål
Vi behandlar personuppgiſter i syſte att fullgöra våra lagstadgade skyldigheter.
Rättslig grund: Rättslig förpliktelse.
Exempel på behandling som kan förekomma för detta ändamål är lagring av faktureringsunderlag för att uppfylla
vår skyldighet enligt bokföringslagen.
HUR LÄNGE SPARAS UPPGIFTERNA?
Vi sparar aldrig personuppgiſter längre än vad vi behöver. De uppgiſter som vi samlar in och som genereras när du
köper våra produkter och tjänster behandlas för olika ändamål. De sparas därmed också under olika lång tid
beroende på vad de ska användas till och våra skyldigheter enligt lag.
• Om vi inte anger något annat nedan sparar vi de flesta av dina Kunduppgiſter så länge som du är kund hos oss.
När avtalet mellan oss har upphört raderas de (eller anonymiseras) enligt definierade gallringsrutiner, förutom
då vi enligt lag är skyldiga at spara dem under en längre tid (exempelvis enligt bokföringslagen).
• Vi sparar dina Kunduppgiſter för att administrera fakturering generellt sett till dess att vår fordran på dig är betald
eller preskription inträtt och det inte längre lagligen går att göra några invändningar mot faktureringen. När det
gäller en obetald faktura sparas uppgiſterna till dess att fordran är reglerad. När fakturan är betald raderas
uppgiſterna enligt definierade gallringsrutiner, förutom de uppgiſter som krävs för att följa lagkrav enligt
bokföringslagen.
• Kreditupplysningsinformation raderas enligt definierade gallringsrutiner från inhämtande.
• Ärendehistorik från supportärenden raderas enligt definierade gallringsrutiner från kontakten.
• För att kunna administrera och erbjuda dig attraktiva erbjudanden och genomföra marknadsoch
kundanalyser sparas uppgiſter om din användning av våra produkter och tjänster enligt definierade
gallringsrutiner.
• De uppgiſter vi har på grund av en rättslig förpliktelse sparas så länge som den aktuella lagen kräver.
VILKA KAN VI KOMMA ATT DELA DINA PERSONUPPGIFTER MED?
I de fall det är nödvändigt för att vi ska kunna erbjuda våra tjänster delar vi dina personuppgiſter med företag som
är personuppgiſtsbiträden för oss. Ett personuppgiſtsbiträde är ett företag som behandlar informationen för vår
räkning och enligt ett skriſtligt biträdesavtal. Vi har personuppgiſtsbiträden som hjälper oss med:
1) Transporter (logistikföretag och speditörer).
2) Betallösningar (kortinlösande företag, banker och andra betaltjänstleverantörer).
3) Marknadsföring (print och distribution, sociala medier, mediebyråer eller reklambyråer).
4) IT-tjänster (företag som hanterar nödvändig driſt, teknisk support och underhåll av våra IT-lösningar).
När dina personuppgiſter delas med personuppgiſtsbiträden sker det endast för ändamål som är förenliga med de
ändamål för vilka vi har samlat in informationen (t.ex. för att kunna uppfylla våra åtaganden enligt köpeavtalet och
våra allmänna köpevillkor).
Vi delar även dina personuppgiſter med vissa företag som är självständigt personuppgiſtsansvariga. Att företaget är
självständigt personuppgiſtsansvarig innebär att det inte är vi som styr hur informationen som lämnas till företaget
ska behandlas.
Självständiga personuppgiſtsansvariga som vi delar dina personuppgiſter med är:
1) Statliga myndigheter (polisen, skatteverket eller andra myndigheter) om vi är skyldiga att göra det enligt lag
eller vid misstanke om brott.
2) Företag som erbjuder betallösningar (kortinlösande företag, banker och andra betaltjänstleverantörer).
När dina personuppgiſter delas med ett företag som är självständigt personuppgiſtsansvarig gäller det
företagets integritetspolicy och personuppgiſts-hantering.
Hur skyddar vi dina personuppgiſter?
Vi vidtar lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att säkerställa att all information som vi
behandlar skyddas från att obehöriga får del av den. Endast behöriga som faktiskt behöver behandla dina
personuppgiſter för att vi ska kunna uppfylla våra angivna ändamål har tillgång till informationen om dig och deras
hantering av informationen är strikt reglerad.
DINA RÄTTIGHETER
Du har rätt att veta vad vi gör med dina personuppgiſter som till exempel när och hur dina personuppgiſter
behandlas och varför.
Du har dessutom rätt att i vissa fall få ut dina personuppgiſter eller få de flyttade, rättade, raderade eller blockade.
Nedan listar vi upp vilka rätigheter du har och hur du kan utnytja dem.
Rätt till tillgång
Du har rätt att kostnadsfritt få information om vilka personuppgiſter om dig vi behandlar (ett så kallat registerutdrag).
Begäran om sådant utdrag ska göras skriſtligt och vara undertecknad av dig. Detta kommer sedan skickas till din
folkbokföringsadress.
Observera att vi endast lämnar ut sådana uppgiſter som vi med säkerhet vet tillhör dig. Begäran skickar du till
adressen nedan.
Märk kuvertet ”Registerutdrag”.
XL-BYGG KARLSTAD, Rattgatan 1, 653 47 KARLSTAD
RÄTT TILL RÄTTELSE
Vi ansvarar för att de personuppgiſter som vi behandlar är korrekta och uppdaterade. Vi kommer på din begäran att
så snabbt som möjligt rätta de felaktiga eller ofullständiga uppgiſter vi behandlar om dig. Detta gäller dock inte om
det skulle visa sig vara omöjligt eller innebära en alltför betungande insats.
RÄTT TILL RADERING
Vi sparar dina Kunduppgiſter så länge som du är kund hos oss. När avtalet mellan oss har upphört raderas de (eller
anonymiseras) enligt definierade gallringsprinciper, förutom då vi enligt lag är skyldiga att spara dem under en
längre tid (exempelvis enligt bokförings och skattelagstiſtning). Vi kommer då att avsluta den behandling som görs
för andra ändamål än att följa lagstiſtningen. För att skydda dig och den enskilde måste man komma in personligen i
vår butik, kontor eller anläggning och legitimera sig så radering sker med i enlighet med att vi vidtagit nödvändiga
åtgärder.
RÄTT TILL BEGRÄNSNING AV BEHANDLING
Du har rätt att i vissa fall kräva att den behandling av dina personuppgiſter vi gör ska begränsas. Med begränsning
menas att personuppgiſterna kommer markeras så att dessa i framtiden endast får behandlas för vissa avgränsade
syſten.
Rätten till begränsning gäller bland annat om du anser att personuppgiſterna är felaktiga och har begärt rättelse. I
sådana fall kan du även begära att vår behandling av dina personuppgiſter begränsas under tiden
personuppgiſternas korrekthet utreds.
RÄTT TILL INVÄNDNING
Du har rätt att invända mot den behandling av dina personuppgiſter som vi gör med stöd av intresseavvägning. I så
fall behöver du specificera vilken behandling du invänder mot. Vid sådan invändning får vi endast fortsäta utföra
behandlingen om vi kan visa att det finns tvingande berättigande skäl till att personuppgiſterna måste behandlas
som väger tyngre än dina intressen.
Om dina personuppgiſter behandlas för direkt marknadsföring har du alltid rätt att när som helst invända mot
behandlingen genom att skicka ett mail till info@xlbyggkarlstad.se eller ringa 054-770 60 00. När vi mottagit din
invändning kommer vi att upphöra med att behandla personuppgiſterna för sådant marknadsföringsändamål.
RÄTT TILL DATAPORTABILITET
Det innebär en rätt att under vissa förutsätningar få ut och överföra dina personuppgiſter i ett strukturerat, allmänt
använt och maskinläsbart format till en annan personuppgiſtsansvarig.
KLAGOMÅL
Om du anser att vi behandlar dina personuppgiſter i strid med gällande dataskyddsförordning bör du anmäla detta
till oss så fort som möjligt. Du kan även vända dig direkt till Datainspektionen/Integritetsskyddsmyndigheten och
lämna in ditt klagomål.
COOKIES
När du besöker vår hemsida använder vi cookies.
UPPDATERINGAR AV INFORMATIONSTEXTEN
Denna informationstext uppdaterades senast den 25 maj 2018 och kan komma att ändras. Om vi gör väsentliga
ändringar i texten
kommer vi publicera en ny version på vår webplats.
KONTAKTA OSS
XL-BYGG KARLSTAD,
Rattgatan 1
653 41 KARLSTAD
054-7706000
